INTRODUCTION
Grupo Planeta dispose d'un Code d'éthique, qui constitue l'instrument normatif de plus grande valeur dans sa structure réglementaire, établissant les principes de base de l'action dans le respect des lois et des valeurs éthiques sur lesquelles se fonde son activité.
La lutte contre la fraude et la corruption est un engagement incontournable pour Grupo Planeta. C'est pourquoi cette politique anti-corruption, associée à la politique de prévention et de contrôle, vise à mettre en œuvre et à promouvoir les principes et les valeurs contenus dans le code d'éthique et à prévenir la commission de délits dans toutes les entreprises qui font partie du groupe.
OBJECTIF
Le présent document a pour objet d'énoncer les principes de base et les mesures nécessaires pour prévenir et détecter les actes illicites liés à des pratiques de corruption au sein du Groupe, enquêter sur ces actes et y remédier, conformément aux règles et règlements en vigueur. Cette politique vise à réduire au minimum les risques associés à la corruption et à la fraude, à préserver la réputation et l'image de l'organisation et à renforcer la confiance entre les employés, les cadres, les fournisseurs, les clients et les autres parties prenantes.
Pour atteindre ces objectifs, Grupo Planeta s'engage à respecter les normes éthiques et professionnelles les plus strictes dans l'exercice de ses activités et à appliquer une politique de tolérance zéro à l'égard de la fraude et de la corruption.
CHAMP D'APPLICATION
La présente politique s'applique directement et obligatoirement à toutes les sociétés du Groupe, indépendamment de leur situation géographique, et s'applique à toutes les activités du Groupe, ainsi qu'aux sociétés faisant l'objet d'un contrôle effectif. Elle s'applique à tous les niveaux de l'organisation, y compris les organes d'administration, de direction, de supervision et de contrôle et à l'ensemble du personnel, ainsi qu'aux tiers agissant au nom du Groupe, agissant en qualité d'intermédiaire, collaborant ou participants à des activités pour son compte.
Le respect de cette politique et des lois anti-corruption est obligatoire et Grupo Planeta n'autorisera, ne participera ni ne tolérera aucune action qui ne soit pas conforme à ce qui est établi ici.
Toutes les personnes assujetties doivent veiller à ce que les personnes à leur charge connaissent, comprennent et appliquent la présente politique, en donnant l'exemple et en donnant la bonne conduite.
Les fournisseurs doivent prendre connaissance de la présente Politique ainsi que du Code d'éthique du Groupe avant d'être acceptés en tant que fournisseurs et doivent déclarer qu'ils se conforment aux Conditions Générales d'Achat des Biens et/ou Services du Groupe.Ce processus garantit une relation commerciale solide et confiante entre les deux parties.
La présente politique a une approche générale, de sorte que certains pays dans lesquels le Groupe exerce ses activités peuvent imposer des exigences différentes en la matière. En cas de doute entre les normes nationales et la présente politique, il faut toujours tenir compte de l'exigence la plus restrictive.
DÉCLARATION D'INTENTIONS
Les principes de base sur lesquels Grupo Planeta établit les obligations de tout son personnel en ce qui concerne l'adaptation de ses activités à toutes les réglementations et lois contre la fraude et la corruption sont les suivants :
- Ne pas s'engager dans une quelconque forme de corruption, de pots-de-vin ou de manœuvres frauduleuses.
- N'accepter aucune forme de fraude, de pots-de-vin ou de corruption.
- Appliquer avec la plus grande rigueur des mesures visant à éviter d'établir ou de maintenir des relations d'affaires avec des tiers qui n'appliquent pas dans leurs organisations des principes et normes anti-corruption équivalents à ceux du Grupo Planeta.
- Collaborer de façon ouverte et transparente avec les autorités dans le cadre des enquêtes.
- Adopter un régime disciplinaire interne qui sanctionne les comportements liés à la fraude, à la corruption et aux pots-de-vin.
- Faire preuve de la diligence voulue à l'égard des fournisseurs ou agents potentiels et de leurs liens avec les entités gouvernementales.
- Tenir des registres comptables qui reflètent de manière précise et équitable les transactions des opérations du groupe.
PRINCIPES D'ACTION
La politique anticorruption met l'accent sur l'interdiction expresse de la corruption sous quelque forme que ce soit, c'est-à-dire tout élément matériel ou immatériel ayant une valeur et offert, promis, payé, autorisé ou remis à un tiers dans le but d'influencer illégalement une décision commerciale ou d'obtenir un avantage indu dans la conduite des affaires du Groupe.
Les pots-de-vin peuvent prendre diverses formes : paiements, cadeaux, voyages, divertissements, offres d'emploi, attributions de contrats, remises de dettes, dons, etc.
Avec l'objectif fondamental de prévenir la corruption sous toutes ses formes, le Grupo Planeta établit les définitions et les principes suivants en ce qui concerne les comportements ci-après :
- Promotion de l'intégrité : Promotion d'une culture de l'intégrité au sein du Groupe, ainsi qu'auprès des fournisseurs et des partenaires, grâce à la formation et à la diffusion de comportements éthiques afin de prévenir et d'empêcher la perpétration de comportements illicites contraires aux normes établies par le Code d'Éthique.
- Services commerciaux : L'acceptation de cadeaux, d'invitations et d'autres cadeaux de la part de tiers à des employés du Groupe est régie par les règles internes du Groupe et ne doit en aucun cas avoir une influence ou un pouvoir de décision sur les produits et/ou services offerts par le fournisseur. En outre, les services fournis par les employés du Groupe à des tiers doivent toujours rester raisonnables et ne pas viser à obtenir des avantages indus
- Conflit d'intérêts : Grupo Planeta fonde ses relations avec ses employés sur la loyauté. Il respecte donc la participation de ses employés à des activités extérieures au groupe, à condition qu'elles soient réalisées dans le cadre juridique applicable et qu'elles n'entrent pas en concurrence ou en conflit avec leurs fonctions d'employés du groupe, ni ne soient utilisées comme moyen de mener à bien des pratiques de corruption. Il incombe à chaque employé d'identifier et de divulguer tout conflit d'intérêts potentiel pouvant survenir dans l'exercice de ses fonctions, afin de prévenir les situations de partialité ou de favoritisme dans la prise de décision. Le groupe s'engage à gérer et à résoudre ces conflits d'intérêts de manière efficace et transparente en mettant en œuvre des mesures de contrôle et de surveillance appropriées.
- Paiements de facilitation et commissions : Les employés ne peuvent pas, directement ou indirectement, recevoir, offrir ou donner des paiements en espèces, en nature ou tout autre avantage à des personnes au service d'entités publiques ou privées, de partis politiques ou d'agents publics, dans l'intention d'obtenir ou de conserver illégalement des avantages commerciaux ou autres.
- Financement des partis politiques : les contributions, les dons ou toute autre action qui pourrait impliquer un financement illégal des partis politiques et des entités liées, que ce soit au nom du groupe ou au profit du groupe, sont interdits. Dans l'éventualité d'une relation quelconque entre le groupe et des partis politiques, le groupe agira toujours dans le cadre légal établi par le système juridique de chaque pays dans lequel l'entreprise opère, dans le strict respect des lois nationales réglementant le financement des partis politiques.
- Concurrence : Grupo Planeta s'efforce de faire respecter les lois et règlements relatifs à la concurrence, de promouvoir un environnement commercial juste et équitable, de promouvoir une culture éthique et de protéger la réputation de l'entreprise. Des pratiques telles que l'utilisation d'informations confidentielles de concurrents et la fixation illégale des prix sont interdites. Des mesures de prévention, de détection et d'enquête sont prévues et des sanctions sont imposées en cas de non-respect. L'objectif est d'assurer une concurrence équitable et équilibrée sur le marché et de protéger les intérêts de toutes les parties concernées.
- Traitement des informations confidentielles : Grupo Planeta traite les informations des clients, des partenaires commerciaux, des actionnaires, des investisseurs et des employés avec la plus grande discrétion et le plus grand respect de la vie privée. Ces informations doivent être conservées dans la plus stricte confidentialité et ne seront pas utilisées de manière inappropriée par les employés ou les administrateurs pour leur propre bénéfice ou celui de tiers.
- Dons, financements et parrainages: Grupo Planeta a mis en place un ensemble de contrôles en cas de participation à toute activité sociale, culturelle, scientifique, caritative ou sportive, comme les dons à des ONG, les projets de financement collectif ou individuel, les parrainages et les événements, entre autres.
- Ils ne doivent jamais être utilisés pour dissimuler des actes de corruption ou des pots-de-vin. Ces contrôles comprennent une série d'étapes comprenant l'évaluation, l'approbation, l'octroi des fonds et le suivi de leur mise en œuvre, et sont fondés sur des critères de transparence et de traçabilité. Dans le cas de partenariats avec des associations à but non lucratif, des ONG, des fondations ou d'autres organismes publics ou privés, un contrôle préalable de leurs activités est effectué.
- Blanchiment d'argent : Le Grupo Planeta ne facilite pas le blanchiment d'argent ni le financement d'activités terroristes. C'est pourquoi il collabore avec les autorités compétentes de chaque pays dans la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes, en fournissant toutes les informations qu'elles peuvent demander conformément à la réglementation et à la législation en vigueur dans ce domaine, ainsi qu'en signalant les opérations suspectes.
- Contrôle comptable et financier dans l'enregistrement des opérations : Grupo Planeta favorise la clarté et l'exactitude des activités financières et comptables, grâce à la mise en œuvre de principes et de critères internes spécifiques. Des mécanismes de contrôle interne sont mis en place pour assurer la supervision de l'équipe de direction et veiller à ce que les opérations soient menées dans le respect de la déontologie et conformément aux politiques du Groupe. L'engagement de la société est solide en termes d'intégrité et de responsabilité dans la gestion financière et comptable, dans le but de refléter de façon précise toutes ses opérations.
- Garantie de transparence : afin d'obtenir la confiance maximale des clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, investisseurs, organismes de réglementation et autres parties intéressées,Grupo Planeta a le devoir d'offrir des informations véridiques et complètes qui reflètent de manière adéquate une image fidèle de la situation économique, financière et patrimoniale du groupe.
CANAUX D'INFORMATION
Grupo Planeta dispose d'un système d'information interne (Boîte aux lettres confidentielle) géré par le Comité d'éthique, auquel peuvent être adressées toutes les communications signalant l'existence d'une situation de risque ou de non-respect de la loi, du code d'éthique ou de la réglementation qui le développe. Les communications effectuées par l'intermédiaire de la boîte aux lettres confidentielle seront protégées par la plus grande confidentialité.
À cet égard, il y aura obligation, à tous les niveaux du Groupe, de signaler les situations à risque ou les situations illicites qui peuvent se produire à l'intérieur ou à l'extérieur du Groupe et qui sont susceptibles de causer un dommage ou un préjudice à toute personne physique ou morale.
RÉGIME DES SANCTIONS
Le non-respect des dispositions de la présente Politique sera considéré comme une faute grave ou très grave et un régime de sanctions sera appliqué en fonction de la gravité du non-respect et dans le cadre juridique applicable.
Le comité d'éthique, en collaboration avec le département des ressources humaines, détermine les mesures nécessaires à prendre à l'égard du personnel du groupe. Le principe de proportionnalité doit être respecté à tout moment et le droit à la défense de la personne concernée doit être garanti.
Le non-respect de cette politique aura des conséquences non seulement pour le contrevenant, mais aussi pour toute personne assujettie qui, ayant connaissance de ce non-respect, l'a autorisé par action ou par omission.
MISE À JOUR ET AMÉLIORATION
Le Comité d'éthique sera chargé de superviser en permanence la mise en œuvre de cette politique et du modèle de prévention et de contrôle. En outre, il proposera les modifications nécessaires en cas de détection d'infractions significatives à la politique anticorruption, de changements importants dans la structure de contrôle du Grupo Planeta ou dans son activité, ou de modifications légales ou jurisprudentielles pertinentes.
Grupo Planeta garantit le maintien de cette politique anticorruption, sa mise à jour et son adaptation aux circonstances changeantes de l'environnement commercial et juridique, ainsi que l'assurance de son respect à tous les niveaux de l'organisation.