SISTEMA INTERN D'INFORMACIÓ - BÚSTIA CONFIDENCIAL
1.- Objecte
Definir les funcions del Sistema Intern d'Informació (Bústia confidencial) de Grupo Planeta i informar els empleats, directius, proveïdors, subcontractistes i clients del Grup, i en general a qualsevol tercer interessat, sobre el funcionament i la importància del mateix, amb la finalitat de donar compliment a les normatives que l'apliquen respecte a la Protecció de les Persones Físiques que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, Perquè aquests informin immediatament al Responsable del Sistema quan tinguin sospites que s'està produint o pot produir-se qualsevol tipus d'infracció penal o administrativa greu o molt greu, qualsevol acció o omissió que pugui constituir infraccions del Dret de la Unió Europea o qualsevol incompliment del Codi Ètic del Grup
2.- Principis generals
Grupo Planeta requereix dels seus empleats, directius, col·laboradors, proveïdors, i clients una col·laboració activa quan tinguin sospites o coneixement de qualsevol tipus de delicte, infracció, frau o corrupció, i incompliments o presumptes irregularitats sobre l'aplicació del Codi Ètic en el marc de la seva relació amb Grupo Planeta.
La Bústia Confidencial és la llera preferent per informar sobre infraccions penals, administratives greus o molt greus, infraccions del Dret de la Unió Europea o incompliments o presumptes irregularitats sobre l'aplicació del Codi Ètic, així com informar de qualsevol altra conducta que pugui ser constitutiva d'un frau o delicte de forma totalment confidencial, atorgant una protecció adequada a l'informant davant de represàlies
Quan es tinguin sospites que s'està produint o pot produir-se un frau o un delicte ha d'informar immediatament al Responsable del Sistema Intern d'Informació del Grup a través de la Bústia Confidencial, sense comentar l'assumpte amb cap persona del seu entorn i sense realitzar cap investigació pel seu compte. Han de comunicar-se els fets amb promptitud per facilitar una adequada resolució.
Es garanteix que totes les comunicacions que es rebin seran investigades, així com la completa confidencialitat i anonimat per a la persona que faciliti la informació.
El Responsable del Sistema Intern d'Informació és el Comitè d'Ètica del Grupo Planeta. Aquest comitè està integrat pel Conseller-Secretari General del Grupo Planeta, el Director d'Auditoria Interna Corporativa i el Director de Recursos Humans Corporatiu. En funció dels fets informats, el Comitè designarà els professionals pertinents per dur a terme la verificació dels mateixos, els quals estaran sotmesos a les mateixes normes de confidencialitat.
Les vies de comunicació amb el Comitè d'Ètica són les següents:
-Intranet: "Oficina de Bones Pràctiques / Bústia Confidencial"
-Adreça de correu electrònic: canal@grupoplaneta.info
-Apartat de Correus: 14036 (08080- Barcelona)
-Presencial o telèfon: Auditoria Interna Corporativa; 93-4928333
3.- Procediment
Les característiques i esquema de funcionament del Sistema Intern d'Informació (Bústia Confidencial) són les següents:
-Únicament s'han de comunicar a través de la Bústia Confidencial, conductes irregulars en relació amb el Codi Ètic, amb la comissió de delictes o fraus, Infraccions penals o administratives greus o molt greus i infraccions del Dret de la Unió Europea.
-Es garanteix que totes les comunicacions que es rebin amb o sense identificació de l'informant, seran investigades. Es recomana, sempre que sigui possible, l'aportació d'informacions complementàries que constitueixin proves del fet notificat.
-Sempre que la notificació sigui nominativa, es comunicarà a l'informant que la seva denúncia està sent investigada. En el cas de notificacions anònimes, la denúncia serà investigada amb la mateixa diligència.
-Les comunicacions podran fer-se per escrit a través de la Bústia o verbalment directament al Responsable del Sistema (presencial o telefònicament). Les comunicacions verbals quedaran degudament documentades (mitjançant gravació o transcripció), en la forma triada per l'informant, amb el seu previ consentiment. Així mateix, l'informant podrà dirigir-se directament al Canal Extern d'Informació (Autoritat Independent de Protecció a l'Informant), sense necessitat de dirigir-se prèviament al Responsable del Sistema.
-Totes les comunicacions seran tractades de forma estrictament confidencial i es protegiran, amb mesures tècniques i organitzatives adequades per preservar la identitat dels informants que facin ús del Sistema Intern d'Informació, així com per preservar la identitat de qualsevol tercer esmentat en la comunicació, no podent ser coneguda per persones diferents del Responsable del Sistema i dels especialistes designats per aquest per investigar els fets notificats, en la mesura que aquesta identificació sigui imprescindible.
-Després de la recepció de la comunicació i en un termini màxim de set dies naturals des que es va rebre, s'acusarà de rebut a l'informant i el Responsable del Sistema donarà resposta a les actuacions de recerca en un termini de tres mesos a partir del venciment del termini de set dies naturals després d'efectuar-se la comunicació, llevat de casos de complexitat que requereixin una ampliació del termini, en aquest cas aquest podrà estendre fins a un màxim d'altres tres mesos addicionals. Un cop finalitzada la investigació d'un fet denunciat, el Responsable del Sistema emetrà un informe de conclusions al respecte. En el cas que s'apreciï efectivament que s'han comès irregularitats es prendran les mesures adequades.
-En relació amb la conservació de les dades personals a la Bústia Confidencial, hauran de conservar-se únicament durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets comunicats i, en tot cas, Un termini màxim de tres (3) mesos a comptar des de la data d'enviament del justificant de recepció o, en cas que no hàgim acusat rebut, durant un termini màxim de tres (3) mesos a comptar des dels set (7) dies naturals següents en què es va enviar la comunicació. Si transcorreguts tres (3) mesos des de la recepció de la comunicació, no s'haguessin iniciat actuacions d'investigació, se suprimiran les dades del sistema intern d'informació, llevat que es conservin com a evidència del bon funcionament del sistema, en aquest cas s'anonimitzarán, sense que sigui d'aplicació l'obligació de bloqueig.
-Si dins d'aquest termini de tres (3) mesos s'ha decidit iniciar una investigació, les dades es conservaran fora de la Bústia de correu electrònic: canal@grupoplaneta.info i dins el Sistema Intern d'Informació de Grupo Planeta habilitat a aquest efecte durant el temps que duri la investigació dels fets. En el cas que de la recerca es desprengui l'adopció de determinades mesures contra les persones investigades, les dades es conservaran en tant persisteixin les accions legals que procedeixin.
-Les dades personals de les comunicacions admeses a tràmit es conservaran bloquejades dins el Sistema Intern d'Informació durant el termini que duri la investigació i, amb caràcter general, per a les següents finalitats:
•Fins a un termini màxim de deu (10) anys en compliment del que disposa la Llei de Protecció a l'informant.
•Quan el fet comunicat sigui constitutiu de delicte o infracció administrativa durant el termini de prescripció dels delictes i les sancions administratives fixades en les lleis d'aplicació a cada cas.
Sense perjudici del que s'ha esmentat en el paràgraf anterior, li informem que suprimim immediatament les dades del Sistema Intern d'Informació, sense que procedeixi l'obligació de bloqueig dels mateixos, en qualsevol dels següents casos:
•Si s'acredités que la informació facilitada o part d'ella no és veraç, llevat que la manca de veracitat sigui constitutiva d'il·lícit penal, en aquest cas es guardaran les dades per temps necessari durant el qual es trameti el procediment judicial.
•Si s'haguessin comunicat dades personals que no siguin necessaris per al coneixement i investigació de les accions o omissions de l'àmbit del present canal de comunicacions, incloses les categories especials de dades. En aquest últim cas, es procedirà a la seva immediata supressió, sense que es procedeixi al registre i tractament d'aquests.
-Totes les comunicacions realitzades a través del Sistema Intern d'Informació s'emmagatzemaran, juntament amb les investigacions practicades i el resultat de les mateixes, en un llibre-registre de comunicacions anonimitzades del Grupo Planeta. Aquesta informació serà estrictament confidencial i es conservarà per un termini màxim de deu anys.
-Així mateix, es realitzarà un informe periòdic de l'activitat de la Bústia Confidencial, sense identificar els informants, dirigit al Comitè Executiu del Grup.
-Grupo Planeta promou la cultura de denúncia interna i atorga una protecció completa enfront de represàlies a les persones informants, així com la preservació de la seva identitat i la confidencialitat dels fets i dades del procediment.
4.- Tractament de les dades obtingudes
En compliment de la legislació vigent en matèria de protecció de dades, es detalla a continuació la Política de Privadesa corresponent al tractament de les dades personals obtingudes o generats per una informació rebuda a través de la Bústia Confidencial:
POLÍTICA DE PRIVACITAT
Les dades personals que ens faciliti seran tractats per PLANETA CORPORACIÓN, S.L., amb CIF B61441127 i domicili al carrer Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madrid, com a responsable i gestora del Sistema Intern d'Informació de Grupo Planeta. En el cas que la informació proporcionada veure sobre alguna de les empreses que formen part de Grupo Planeta, les seves dades podran ser comunicats a aquesta empresa per tal de realitzar les corresponents gestions en relació amb el tema que ens trasllada.
Així mateix, li informem que les dades podran ser tractades amb la finalitat de resoldre la seva consulta, rebre i gestionar les denúncies o alertes comunicades i, si escau, realitzar la investigació corresponent, així com oferir-li les garanties previstes en la Política del Sistema Intern d'Informació. Addicionalment, podrem tractar les dades per acreditar el bon funcionament del nostre Model de compliment, i per a la defensa dels drets de la companyia.
Finalidad | Descripción de la finalidad y base de legitimación | Base de legitimación |
Resolver consultas | Trataremos los datos para responder a consultas que se formulen en relación con el funcionamiento y gestión del Sistema Interno de Información y/o el modelo de cumplimiento normativo. | Interés legítimo |
Recepción y tramitación de la denuncia o alerta que nos comunique | Trataremos los datos para la recepción de denuncias, dirimir sobre la procedencia de iniciar o no una investigación de las denuncias recibidas, también con la finalidad de realizar la investigación correspondiente de los hechos comunicados, proteger al informante de represalias, adoptar, de ser necesario, medidas correctivas oportunas y, en su caso, iniciar acciones legales contra los denunciados y/o terceros. | Obligación legal e interés público |
Acreditar el buen funcionamiento del Sistema Interno de Información y conservar pruebas para la defensa de la compañía | Podremos conservar sus datos para acreditar el buen funcionamiento de nuestro Modelo de cumplimiento. | Interés legítimo y obligación legal |
En el cas que la seva comunicació va veure's sobre alguna de les empreses de Grupo Planeta, li informem que podrem comunicar les dades, a fi de realitzar les oportunes gestions en relació amb el tema que ens traslladi. Li informem que, en determinats casos, les dades personals de les denúncies podran ser comunicats a les forces i cossos de seguretat, jutges o tribunals, així com qualsevol altre organisme competent en cas de ser requerits per a compliment d'obligacions legals.
Així mateix, quan hi hagi indicis que els fets denunciats puguin ser constitutius de delicte, hi ha l'obligació de remetre amb caràcter immediat els fets al Ministeri fiscal. Si els fets denunciats poden afectar els interessos financers de la Unió Europea, en aquest cas s'hauran de remetre a la Fiscalia Europea.
Li informem que és possible, que les seves dades personals siguin transferides fora de la Unió Europea o l'Espai Econòmic Europeu. En qualsevol cas, el Responsable s'assegurarà que aquests tractaments de dades es protegeixin sempre amb les garanties oportunes, que podran incloure (i) Clàusules contractuals tipus aprovades per la UE, o (ii) certificacions de tercers. És possible que en alguns casos les seves dades puguin ser transferides sobre la base de les excepcions previstes en l'article 49, com pot ser quan (i) ens proporcioni el consentiment a la transferència, (ii) la transferència sigui necessària per raons importants d'interès públic o (iii) la transferència sigui necessària per a la formulació, l'exercici o la defensa de reclamacions.
Les dades personals de les denúncies admeses a tràmit es conservaran bloquejades dins el Sistema Intern d'Informació durant el termini que duri la investigació i, amb caràcter general, per a les següents finalitats:
-Fins a un termini màxim de deu (10) anys en compliment del que disposa la Llei de Protecció a l'informant.
-Quan el fet comunicat sigui constitutiu de delicte o infracció administrativa durant el termini de prescripció dels delictes i les sancions administratives fixades en el Codi Penal o en les lleis d'aplicació a cada cas.
Vostè podrà exercir els drets d'accés, supressió, rectificació, oposició, limitació i portabilitat, dirigint-se per escrit a l'empresa a la qual vostè està informant (Apartat de Correus 14036 (08080 - Barcelona o a: canal@grupoplaneta.info). Així mateix, quan ho consideri oportú podrà presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de protecció de dades.
Podrà posar-se en contacte amb el nostre delegat de Protecció de Dades mitjançant escrit adreçat a dpo@planeta.es o a Grupo Planeta, At .: Delegat de Protecció de Dades, Av. Diagonal 662-664, 08034 Barcelona."