SYSTÈME INTERNE D'INFORMATION - BOÎTE AUX LETTRES CONFIDENTIELLE
1.- Objet
Définir les fonctions du Système d'information interne (Boîte aux lettres confidentielle) du Grupo Planeta et informer les employés, les cadres, les fournisseurs, les sous-traitants et les clients du Groupe et, en général, toute tierce partie intéressée, du fonctionnement et de l'importance du Système afin de se conformer aux règlements applicables en matière de protection des personnes physiques qui signalent des infractions aux règlements et de lutte contre la corruption, afin qu'ils en informent immédiatement le Responsable du Système s'ils soupçonnent l'existence ou la possibilité d'une infraction de quelque nature que ce soit pénale ou administrative grave ou très grave, tout acte ou omission susceptible de constituer une violation du droit de l'Union européenne ou tout manquement au code de déontologie du Groupe.
2.- Principes généraux
Grupo Planeta exige de ses employés, dirigeants, collaborateurs, fournisseurs et clients qu'ils coopèrent activement lorsqu'ils soupçonnent ou ont connaissance de tout type de délit, d'infraction, de fraude ou de corruption, de non-respect ou d'irrégularités présumées dans l'application du code d'éthique dans le cadre de leur relation avec Grupo Planeta.
La boîte aux lettres confidentielle est le moyen privilégié de signaler des infractions pénales, administratives graves ou très graves, des infractions au droit de l’Union européenne et/ou des manquements ou des irrégularités présumées concernant l’application du Code d'éthique, ainsi que tout autre comportement susceptible de constituer une fraude et/ou un délit, en toute confidentialité, en assurant une protection adéquate de l’informateur contre les représailles.
En cas de suspicion de fraude ou d'infraction pénale, le responsable du système d'information interne du Groupe doit être immédiatement informé par l'intermédiaire de la boîte aux lettres confidentielle, sans commenter l'affaire avec quiconque de son entourage et sans mener d'enquête de son propre chef. Les faits doivent être communiqués rapidement pour permettre une résolution appropriée.
Toutes les communications reçues font l'objet d'une enquête, la confidentialité et l'anonymat sont garantis à la personne qui les fournit.
Le Responsable du Système Interne d'Information est le Comité d'Ethique du Grupo Planeta. Ce comité est composé du Conseiller-Secrétaire Général du Grupo Planeta, du Directeur de l'audit interne de l'entreprise et du Directeur des Ressources Humaines de l'entreprise. Sur la base des faits dont il a connaissance, le comité désigne les professionnels compétents pour procéder à la vérification de ces faits, qui sont soumis aux mêmes règles de confidentialité.
Les canaux de communication avec le comité d'éthique sont les suivants :
-Intranet: “Bureau des bonnes pratiques / boîte aux lettres confidentielle”
-Adresse électronique: canal@grupoplaneta.info
-Boîte postale : 14036 (08080 - Barcelone)
-En personne et/ou par téléphone : Audit interne corporatif; 93-4928333
3.- Procédure
Les caractéristiques et le schéma de fonctionnement du Système interne d'information (boîte aux lettres confidentielles) sont les suivantes :
-Seules doivent être communiquées via la boîte aux lettres confidentielle, les comportements irréguliers en rapport avec le Code d'éthique, la commission de délits ou de fraudes, les infractions pénales ou administratives graves ou très graves et les infractions au droit de l'Union européenne.
-Il est garanti que toutes les communications reçues, avec ou sans identification de l'informateur, feront l'objet d'une enquête. Dans la mesure du possible, il est recommandé de fournir des informations supplémentaires qui constituent des preuves du fait notifié.
-Lorsque la notification est nominative, l'informateur est informé que sa plainte fait l'objet d'une enquête. Dans le cas de notifications anonymes, la plainte fait l'objet d'une enquête avec la même diligence.
-Les communications peuvent être faites par écrit via la Boîte aux lettres et/ou verbalement directement au Responsable du Système (en personne ou par téléphone). Les communications orales sont dûment consignées (enregistrées ou transcrites) sous la forme choisie par l'informateur, avec son consentement préalable. En outre, l'informateur peut s'adresser directement au canal d'information externe (Autorité indépendante de protection de l'informateur), sans avoir à s'adresser au préalable au responsable du système.
-Toutes les communications seront traitées de manière strictement confidentielle et protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver l'identité des informateurs qui utilisent le Système interne d'information, ainsi que celle de tout tiers mentionné dans la communication, à l'exclusion des personnes autres que le Responsable du Système et les spécialistes désignés par celui-ci pour enquêter sur les faits signalés, dans la mesure où cette identification est indispensable.
-Dès réception de la communication et dans un délai maximal de sept jours calendaires à compter de sa réception, l'informateur reçoit un accusé de réception et le responsable du système répond à la procédure d'enquête dans les trois mois suivant l'expiration du délai de sept jours calendaires à compter de la communication, sauf en cas de complexité nécessitant une prolongation du délai, auquel cas ce délai peut être prolongé de trois mois supplémentaires au maximum. À l'issue de l'enquête sur un fait allégué, le Responsable du système publie un rapport sur les conclusions de l'enquête. Si des irrégularités sont effectivement constatées, des mesures appropriées sont prises.
-En ce qui concerne la conservation des données personnelles dans la boîte aux lettres confidentielle, elles ne seront conservées que pendant la période nécessaire pour décider de l'opportunité d'ouvrir une enquête sur les faits communiqués et, en tout état de cause, pendant une période maximale de trois (3) mois à compter de la date d'envoi de l'accusé de réception ou, en l'absence d'accusé de réception, pendant une période maximale de trois (3) mois à compter des sept (7) jours civils suivants l'envoi de la communication. Si, à l'expiration d'un délai de trois (3) mois à compter de la réception de la communication, aucune procédure d'enquête n'a été engagée, les données sont effacées du système d'information interne, sauf si elles sont conservées comme preuve du bon fonctionnement du système, auquel cas elles sont anonymisées, sans que l'obligation de verrouillage ne s'applique.
-Si, au cours de cette période de trois (3) mois, il a été décidé d'ouvrir une enquête, les données seront conservées en dehors de la boîte aux lettres électronique : canal@grupoplaneta.info et dans le système d'information interne du Grupo Planeta mis en place à cet effet, pendant toute la durée de l'enquête sur les faits. Si l'enquête débouche sur l'adoption de certaines mesures à l'encontre des personnes faisant l'objet de l'enquête, les données seront conservées aussi longtemps que dureront les actions judiciaires appropriées.
-Les données à caractère personnel contenues dans les communications admises au traitement seront conservées, verrouillées dans le Système Interne d'Information pendant la durée de l'enquête et, de manière générale, aux fins suivantes :
•Jusqu'à dix (10) ans au maximum en vertu de la loi sur la protection de l’informateur.
•Lorsque le fait rapporté constitue un délit ou une infraction administrative, pendant le délai de prescription des délits et des sanctions administratives prévu par les lois applicables à chaque cas.
Sans préjudice de ce qui est mentionné au paragraphe précédent, nous vous informons que nous supprimerons immédiatement les données du Système Interne d'Information, sans obligation de les bloquer, dans l'un des cas suivants :
•S'il s'avère que l'information fournie ou une partie de celle-ci est inexacte, sauf si l'inexactitude constitue une infraction pénale, auquel cas les données seront conservées pendant la durée nécessaire de la procédure judiciaire.
•Si des données personnelles non nécessaires à la connaissance et à l'investigation des actions ou omissions dans le cadre de ce canal de communication ont été communiquées, y compris les catégories spéciales de données. Dans ce dernier cas, il est procédé à leur suppression immédiate, sans enregistrement ni traitement.
-Toutes les communications effectuées par le biais du Système Interne d'Information seront stockées, avec les recherches effectuées et les résultats de celles-ci, dans un livre-registre des communications anonymisées du Grupo Planeta. Ces informations sont strictement confidentielles et conservées pendant une période maximale de dix ans.
-De même, un rapport périodique sur l'activité de la boîte aux lettres confidentielle, sans identifier les informateurs, sera établi à l'intention du Comité exécutif du Groupe.
-Grupo Planeta encourage une culture de dénonciation interne et assure une protection complète contre les représailles aux personnes qui signalent des faits et des données de la procédure, ainsi que la préservation de leur identité et la confidentialité de ces informations.
4.- Traitement des données obtenues
Conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, la politique de confidentialité relative au traitement des données personnelles obtenues et/ou générées par une information reçue via la boîte aux lettres confidentielle est détaillée ci-dessous:
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Les données personnelles que vous nous fournissez seront traitées par PLANETA CORPORACIÓN, S.R.L., avec le code d'identification fiscale B61441127 et l'adresse calle Juan Ignacio Luca de Tena, 17, 28027 Madrid, en tant que responsable et gestionnaire du système d'information interne du Grupo Planeta. Dans le cas où les informations fournies concernent l'une des sociétés faisant partie du Grupo Planeta, vos données peuvent être communiquées à cette société afin d'effectuer les démarches appropriées en rapport avec l'objet que vous nous soumettez.
Nous vous informons également que les données pourront être traitées dans le but de répondre à votre demande, de recevoir et de gérer les plaintes ou alertes communiquées et, le cas échéant, de mener l'enquête correspondante, ainsi que de vous offrir les garanties prévues dans la Politique du Système Interne d'Information. En outre, nous pouvons traiter les données pour attester le bon fonctionnement de notre Modèle de conformité, et pour défendre les droits de la société.
Dans le cas où votre communication concerne l'une des sociétés du grupo Planeta, nous vous informons que nous pourrons communiquer les données afin de mener à bien les procédures appropriées en relation avec le sujet que vous nous communiquez. Nous vous informons que, dans certains cas, les données personnelles des plaintes pourront être communiquées aux forces et organismes de sécurité, aux juges ou tribunaux, ainsi qu'à tout autre organisme compétent dans le cas où il serait nécessaire de respecter les obligations légales.
Finalidad | Descripción de la finalidad y base de legitimación | Base de legitimación |
Resolver consultas | Trataremos los datos para responder a consultas que se formulen en relación con el funcionamiento y gestión del Sistema Interno de Información y/o el modelo de cumplimiento normativo. | Interés legítimo |
Recepción y tramitación de la denuncia o alerta que nos comunique | Trataremos los datos para la recepción de denuncias, dirimir sobre la procedencia de iniciar o no una investigación de las denuncias recibidas, también con la finalidad de realizar la investigación correspondiente de los hechos comunicados, proteger al informante de represalias, adoptar, de ser necesario, medidas correctivas oportunas y, en su caso, iniciar acciones legales contra los denunciados y/o terceros. | Obligación legal e interés público |
Acreditar el buen funcionamiento del Sistema Interno de Información y conservar pruebas para la defensa de la compañía | Podremos conservar sus datos para acreditar el buen funcionamiento de nuestro Modelo de cumplimiento. | Interés legítimo y obligación legal |
Dans le cas où votre communication concerne l'une des sociétés du grupo Planeta, nous vous informons que nous pourrons communiquer les données afin de mener à bien les procédures appropriées en relation avec le sujet que vous nous communiquez. Nous vous informons que, dans certains cas, les données personnelles des plaintes pourront être communiquées aux forces et organismes de sécurité, aux juges ou tribunaux, ainsi qu'à tout autre organisme compétent dans le cas où il serait nécessaire de respecter les obligations légales.
En outre, lorsqu'il existe des indices selon lesquels les faits dénoncés pourraient constituer une infraction, les faits doivent être immédiatement transmis au ministère public. Si les faits dénoncés sont susceptibles d’affecter les intérêts financiers de l’Union européenne, auquel cas ils doivent être transmis au Parquet européen.
Nous vous informons qu'il est possible que vos données personnelles soient transférées en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Dans tous les cas, le responsable du traitement veillera à ce que ces traitements de données soient toujours protégés par des garanties appropriées, qui peuvent inclure (i) des clauses contractuelles types approuvées par l'UE, ou (ii) des certifications de tiers. Dans certains cas, vos données peuvent être transférées sur la base de l'une des exceptions prévues à l'article 49, par exemple lorsque (i) vous nous donnez votre consentement au transfert, (ii) le transfert est nécessaire pour des raisons importantes d'intérêt public intérêt ou (iii) le transfert est nécessaire à la formulation, à l'exercice ou à la défense de réclamations.
Les données à caractère personnel relatives aux plaintes recevables sont conservées dans le système d'information interne pendant la durée de l'enquête et, de manière générale, aux fins suivantes :
-jusqu'à une période maximale de dix (10) ans conformément aux dispositions de la loi sur la protection de l'informateur.
-lorsque le fait dénoncé constitue un délit ou une infraction administrative pendant le délai de prescription des délits et des sanctions administratives prévu par le code pénal ou par les lois applicables à chaque cas.
Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de suppression, de rectification, d'opposition, de limitation et de portabilité en écrivant à l'entreprise que vous informez (boîte postale 14036 (08080 - Barcelone ou à : canal@grupoplaneta.info). De même, si vous le jugez opportun, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Agence espagnole de protection des données.
Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données en écrivant à dpo@planeta.es ou à Grupo Planeta, Attn : Délégué à la Protection des Données, Avda. Diagonal 662-664, 08034 Barcelone".